Dem Gegenüber direkt in die Augen sehen, den Charme und das Leuchten erkennen, Interessantes zum Besten geben, einander zum Lachen bringen – an Events zeigen die meisten Menschen ihre nettesten Seiten. Gute Unterhaltung ist angesagt! Und wenn sie doch im Smalltalk steckenbleibt, geben sich in der Regel alle Beteiligten grosse Mühe, miteinander eine gute Zeit zu verbringen. Allein diese Haltung garantiert den Erfolg – bis zu einem gewissen Grad.
Anforderungen an Events steigen
Beim Open Air, Festival oder der Party kommt man sich besonders nah und kann gleichzeitig je nach Stimmung in die Menge eintauchen oder auch untertauchen. Flashmobs bieten Adrenalinschub und viel Überraschung, neue Kontakte und spannenden Erzählstoff. Doch sind sie als Eventform wohl eher ein Nischenangebot.
Business-Events: Mehr Erlebnis, mehr Umsatz
Bei Business-Events ist alles etwas komplizierter. Hier sind zum einen besondere Erlebnisse gefragt, zum anderen soll ein monetär messbarer Nutzen für die Veranstalter erzielt werden. Dieser kann im besseren Image, mehr Bekanntheit, höherer Kundenbindung, neuen Kunden oder gesteigerten Verkaufszahlen liegen.
Zu Zeiten von Social Media sind die Anforderungen an die sozialen Interaktionen bei einem Event wesentlich höhergesteckt. Ob via WhatsApp, LinkedIn oder Twitter, Tinder, Instagram oder über andere Kanäle – auf den digitalen sozialen Netzwerken lassen sich Kontakte oft einfach, sehr schnell und durchaus auch von guter Qualität knüpfen. Der grosse Vorteil: Jede und jeder hat die Chance, vom Zuschauer zum Akteur zu werden – und das ohne grossen Aufwand. Allein das kann ein wertvolles Erlebnis sein!
Wann ist ein Event erfolgreich?
Bei der Fülle der heute möglichen Eventformen darf die Frage erlaubt sein, was eigentlich nachhaltig wirkende Events ausmacht. Erste Anregungen:
Planen Sie einen Event? Suchen Sie nach neuen Formen und Inhalten? Wir empfehlen: Wägen Sie gut ab, welche Ziele Sie mit welcher Art Event und zu welchen Kosten erreichen können.
Klassische Veranstaltung: Referate, Podium, Apéro
Die meisten Business-Veranstaltungen folgen heute immer noch dem altbewährten Muster: Wenige Akteure auf der Bühne erzählen aufregende Geschichten, stellen Neuheiten oder Projekte vor oder provozieren mit gewagten Prognosen oder Thesen. Die grosse Anzahl der Anwesenden sitzt auf mehr oder weniger bequemen Stühlen und verfolgt das Geschehen wie bei einer Theateraufführung –interessiert oder amüsiert und vor allem … schweigend! Nach dem offiziellen Teil findet ein Apéro oder ein gemeinsames Essen statt – eine gute Gelegenheit, um sich über das Gehörte und Gesehene miteinander auszutauschen.
Den Erfolg solcher Events messen die Veranstalter nicht selten an der grossen Teilnehmerzahl. Manche Besucherinnen und Besucher messen den Erfolg ihrer Anwesenheit an der Anzahl der ausgetauschten Visitenkarten oder Telefonnummern. Andere wieder setzen sich zum Ziel, mit den prominenten Rednerinnen und Rednern ein persönliches Gespräch zu führen. Das gelingt meistens nur einer Handvoll Teilnehmenden. Denn die hochbezahlten Akteure verlassen den Event oft schon nach ihrem Vortrag oder spätestens nach der Podiumsdiskussion. Ähnlich ergeht es jenen, die auf ein kurzes Gespräch mit jemandem vom Podium hoffen. Nun, beim Apéro vergnügt man sich auch so. Oft trifft man auf bereits bekannte Gesichter und hat damit sofort ein Gesprächsthema.
Diese Art von Event wurde schon vor Jahrzehnten als altbacken deklariert und feiert doch immer wieder fröhlichen Urstand. Das mag daran liegen, dass es einfach bequem ist, sich einen Tag oder Abend lang interessant berieseln zu lassen. Namedropping hat ausserdem auch einen gewissen Wert. Andere mögen sich langweilen, für Stunden in die Rolle des Zuschauers oder der Zuschauerin gedrängt zu werden. Und überlegen sich beim nächsten Anlass etwas genauer, ob sie nicht doch die Zeit mit Freunden oder der Familie verbringen. Bekanntlich ist die frei planbare private Zeit eines der wertvollsten modernen Güter.
Interaktion: Wenn die Gäste die Stars sind
Schon seit Jahrzehnten gibt es Eventformen, die vor allem auf Interaktion setzen. So sind allenfalls nach den Referaten Workshops in kleinerer Runde angesagt. Intensive Erlebnisse sichern dreitägige Zukunftsateliers oder Zukunftskonferenzen. Immer gilt: Die Anwesenden sind die Stars der Stunde.
Ein Beispiel für neue Eventformen sind die World Cafés, die wir seit rund 15 Jahren mit unterschiedlichsten Zielgruppen durchgeführt haben – von Schulkindern bis zu Führungskräften. Immer waren diese Anlässe unterhaltsam und ergiebig. Sie sind dem Speeddating ähnlich, garantieren einen hohen Adrenalinspiegel und viel Spontaneität. Der Erlebnisfaktor ist nachhaltig. Der grosse Vorteil: Die Gäste sind die Akteure. Ihr Wissen fliesst direkt und persönlich in den Austausch ein. Je nach Zielsetzung sind kurze Inputreferate interessant – zum Beispiel drei Mal 15 Minuten. Anschliessend diskutieren die Teilnehmenden in drei Gesprächsrunden an Tischen mit fünf bis sieben Gästen jeweils eine Frage. An jedem Tisch bestimmten die Gäste – die sich oft nicht kennen – einen Gastgeber oder eine Gastgeberin. Dieser oder diese fasst nach den drei Gesprächsrunden die Ergebnisse am Tisch für das Plenum zusammen. Typisch für den Erfolg dieser Veranstaltungsart: Die Stimmung ist meistens angeregt bis fröhlich. Die Gäste bleiben noch lange nach dem offiziellen Teil. Man kommt gerne wieder an den nächsten Anlass. Wegen der authentischen Begegnungen mit interessanten Menschen, den angeregten Diskussionen weitab von Smalltalk und den wertvollen Inspirationen bleibt dieser Event noch lange im Gedächtnis. Er bietet zahlreiche Gründe für weitere intensive Gespräche.
Vor Ort oder online?
An den technischen Möglichkeiten hat es nicht gemangelt. Digitale Events konnten auch vor 2020 gut durchgeführt werden. So sind die offiziellen Präsentationen der Game-Industrie seit Jahren für Gamer ein wichtiges digitales Ereignis. In den meisten Branchen bestand jedoch keine Akzeptanz für digitale Events. Das hat sich 2020 deutlich geändert. Für zukünftige Events stellt sich heute die Frage: stationär (physisch), hybrid oder digital?
Klassische Events mit Interaktion und digitaler Erweiterung
Bei stationären Business-Events sind die Anforderungen an ein überraschendes und einmaliges Erlebnis weiter gestiegen – oft bedeutet das auch höhere Kosten.
Ressourcen schonen, nachhaltige Konzepte, anders und sparsamer vorgehen – diese Ansprüche sind heute nicht mehr einer kleinen Gruppe vorbehalten. Es setzt sich in fast allen Bereichen des Lebens die Erkenntnis durch, dass es in Zukunft nur noch auf diese Art und Weise weitergeht. Immer mehr Gäste werden sich zunehmend fragen: Will ich die Zeit und andere Ressourcen einsetzen, um an diesen Ort zu fahren? Nicht selten dauert der Event weniger lang als die An- und Rückfahrt. Oft kostet der Event schliesslich einen ganzen Arbeitstag.
Bei der Planung sind für die Veranstalter folgende Fragen interessant:
Hybride Durchführung
Digitaler Anlass
Für manche Veranstalter mögen digitale Events nur eine schwache Version einer klassischen Veranstaltung sein. Doch das ist eine Frage des Programmes. Ähnelt es sehr stark dem klassischen Event, droht rasch einmal Langeweile. Ein digitaler Event ist jedoch auch eine grosse Chance, die bisherigen Konzepte neu zu überdenken und auf innovativere Lösungen zu setzen.
Auch hier helfen im Vorfeld einige Fragen wie zum Beispiel:
Für alle Events: Mediale Multiplikation des Erlebnisses
Stationär, hybrid oder digital – für alle Veranstaltungen erhöht die mediale Multiplikation den Nutzen für die Sponsoren und die Werbewirkung für die Veranstalter. Dazu erste Fragen:
Haben Sie Fragen zum Thema Events? Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine Nachricht.
Wir sind gespannt auf unser gemeinsames Gespräch!